メルマガが特定電子メール法に違反していないか確認するための8つのチェックリスト

こんにちは。シノブです。

メルマガを使ってビジネスをするにあたって、遵守しなければならない法律が3つあります。それは「個人情報保護法」「特定商取引法」「特定電子メール法」です。いずれもメルマガ配信からセールスまでに関わってくる法律です。

その中でも迷惑メールに関連する「特定電子メール法」に関して解説していきます。自分のメルマガにも大きく関わってくる法律で、懲役や罰金の刑になる可能性もあるので、必ず確認しておきましょう。

今回は特定電子メール法に触れないためにメルマガ運用時に使えるチェックリストを作成しましたのでお役に立てば幸いです。

特定電子メール法の対象になるメールは広告宣伝メール

まずは特定電子メール法が適用されるメールの範囲を確認しておきましょう。総務省が作成した「特定電子メールの送信等に関するガイドライン 」いは以下のように定義されています。


「特定電子メール」とは、「営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人」である送信者が「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信する電子メール」である。

http://www.soumu.go.jp/main_
sosiki/joho_tsusin/d_syohi/pdf/m_mail_081114_1.pdf

一言で言うと「広告又は宣伝を行うための手段としてのメール」です。ほとんどのメルマガはこれに該当するかと思います。ワークス内ではビジネスとしてのメルマガの利用を想定していますので、わかりやすくこの記事をご覧頂けるように、この「広告または宣伝のために使うメール」=「メルマガ」としてこの記事の中では記載していきます。

また、メルマガ内に直接的な広告や宣伝が無かったとしても、ウェブサイトへのリンク、SNSへのリンク、懸賞の当選通知、友人を装ってウェブサイトへの誘導しようとするようなメールも、全て特定電子メール法の対象範囲に含まれます。

しかし、以下のような内容のメールは特定電子メール法の適用範囲外です。

特定電子メール法の対象外になるメールの種類

・ 政治団体・宗教団体・NPO法人・労働組合等の非営利団体が送信する電子メール
・事務連絡・業務連絡などの取引関係に関わるメールで、広告や宣伝の内容・ウェブサイトのリンクを含まないメール
・営業を営まない個人としてのメール
・時候の挨拶(宣伝や広告の内容・ウェブサイトのリンクを含まない)としてのメール

参考:特定電子メールの送信等に関するガイドライン

特定電子メール法の主な4つのポイント

特定電子メール法の内容を全てカバーしてメルマガを配信しようと思った時に対応が必要な4つのポイントを解説していきます。

特定電子メール法の主な4つのポイント

・メルマガ配信対象者の事前承諾(オプトイン)
・メール送信の同意を証する記録の保存
・送信者の表示義務
・配信停止(オプトアウト)の管理

ではそれぞれを詳しく解説していきます。

メルマガの登録は必ずオプトイン方式で

メルマガを配信する前には、メールの受信者となる読者の同意を必ず得ること(オプトイン)が特定電子メール法で義務付けられています。

個人向けメルマガのISP(エキスパやマイスピーなどのメルマガ配信サービス業者)のシステムを使っている場合は、登録フォームを通じての自主登録であれば適正にオプトインが行われるはずなので特に問題はありません。

自主登録ではない場合(読者となる人が直接登録フォームにメールアドレスなどの必要事項を記入せずにメルマガの読者になる場合)も、必ず承諾は取りましょう。ガイドラインの中では「 通常の人間であれば認識できるような形で示す具体的な方法 」と書かれており、規定はありませんが「メルマガが送られてくる」と相手に認識をしてもらうことが重要です。

また、以下の場合はオプトイン不要でメールを配信することが出来ます。

オプトイン不要でメールを送信することが出来る場合

・取引関係にある人へのメール(業務連絡など)※1
・名刺等で自分のメールアドレスを知らせている人へ送るメール※1※2
・自分のメールアドレスをWeb上に公開している人に送るメール※3

※1:送るメールが広告の場合には特定商取引法が適用されるため承諾なしの配信は不可。
※2:自分のメールアドレスを知らせている人へは、「同意の確認をするためのメール」「契約や取引の履行に関するメール」「フリーメールを利用していて付随的に広告が行われているメール」に限り、広告のメールを配信することも可能。
※3:メールアドレスの公開に併せて、宣伝広告メールの配信をしないように求められている場合は承諾なしには配信不可

オプトインの記録を保存しておく

メルマガを配信するために得たオプトインは、それを記録として保存しておく必要があります。保存期間はメルマガを最後に配信した日から1ヶ月間です。

具体的にはいつ、どうやってオプトインを取ったかを記録しておく必要があるのですが、ISPを使っている場合はメルマガの登録日時が残ります。

オプトイン記録の保存と保存期間

・メルマガの登録日時と方法を記録しておく必要がある。
・保存期間は最後にメルマガを配信した日から1ヶ月間。

メルマガ送信者の表示義務を守る

メルマガには必ず記載しておかなければいけない項目があります。それは以下の5項目です。

メルマガに記載する義務のある5項目

①送信者の氏名または名称※1
→記載場所は任意ですが読者が用意に認識できる場所に表示する義務があります。
②オプトアウト(配信停止)の通知が出来る旨
→「配信停止はこちら」などの文言のことです。③のメールアドレス、URLの直前や直後に置く必要があります。
③オプトアウトの通知が出来るメールアドレスやURL
→ISPで配信解除用のURLが発行されるはずなのでそれを記載する。
④送信者の住所
⑤送信者への問合せを受付けられる電話番号やメールアドレス

※1:送信者の氏名または名称は、サービスを提供しているサイト名、サービス名、屋号、ブランド名は認められず、送信者名を表示したことにはなりません。

配信停止(オプトアウト)した人には絶対メルマガを送らない

メルマガの配信停止(オプトアウト)をした読者には今後一切メルマガを配信してはいけません。(稀なケースの例外もあるのですが、ビジネスとしてのメルマガであれば、ほぼ例外はありません。)

また配信停止の通知を受けた場合には、通知の有無や日付を記録しておく必要があります。(万が一のトラブルを避けるためです。)配信停止の通知の記録自体はISPが行ってくれているところがほとんどですが、念の為お使いのサービスでオプトアウトの日時などを確認できるかチェックしましょう。

メルマガ配信時の8つのチェックリスト

これまでご説明してきたものを、改めて⑧項目のチェックリストにまとめました。自分のメルマガに当てはめて問題がないか、必ず一度は確認するようにしてください。

メルマガ配信時の8つのチェックリスト

①送信対象のメールアドレスはオプトイン(事前承諾)を経ていますか?
②オプトインの記録は保存されていますか?
③送信者の氏名または名称は記載されてますか?
④オプトアウト(配信停止)が出来る旨は記載されてますか?
⑤オプトアウトが出来るメールアドレスやURLは記載されてますか?
⑥オプトアウトの記録は保存されていますか?
⑦送信者の住所は記載されていますか?
⑧送信者への問合せを受付けられる電話番号やメールアドレスは記載されていますか?

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